Erfahrungsbericht: Von Büro zu Begegnungsraum Teil 1

Teil 1: Herausforderungen und Entscheidung für ein neues Büro

Die HRblue AG ist eine spezialisierte Personalberatung mit Sitz in Grasbrunn bei München. Wir besetzen Führungs- und Expertenpositionen im Bereich Human Resources – in Festanstellung und mit Interim Management.

In dieser Artikelserie möchten wir unsere Erfahrungen und Erlebnisse unserer Bürotransformation mit Ihnen, liebe interessierte Leserschaft teilen. Wir haben in ein paar Monaten eine Reise von einer größeren Bürofläche in eine kleinere Bürolandschaft bewältigt und dabei ein Mehr an Flexibilität und Erlebnis für unser Team gewonnen.

Dafür haben wir aus einem normalen Büro in nur 6 Monaten eine neue, produktive Arbeitswelt gestaltet.

Die Ausgangssituation

Unser altes Büro war viele Jahre mehr als nur ein Raum. Es war der Ort, an dem Ideen geboren wurden, Geschäfte geschlossen wurden und unser Team zu einer starken und erfolgreichen Gemeinschaft zusammenwuchs. Doch im Lauf der letzten Jahre änderten sich die Anforderungen und Gegebenheiten. Wir spürten, dass unser Büro nicht mehr zu uns passte. Es war zu groß, zu weitläufig und führte dazu, dass wir uns in unserer eigenen Arbeitsumgebung verloren. In dieser Serie möchten wir Sie auf eine aufregende Reise mitnehmen, wie aus einem herkömmlichen Büro ein inspirierender Begegnungsraum wurde.

Bild: Grundriss altes Büro

Die Herausforderungen des alten Büros

Unser altes Büro war nicht schlecht, großzügig und modern eingerichtet, aber es fehlte zunehmend das Gefühl von Zusammengehörigkeit. Unser Team der Personalberatung war oft aufgeteilt, mit einigen Teammitgliedern im Homeoffice und anderen im Büro. Nur an wenigen Tagen war das Büro voll besetzt. Die vertraute Teamdynamik, die Kreativität und der reibungslose Informationsaustausch, die wir einst in der 5-Tage-Bürowoche mit dem kompletten Team hatten, war verschwunden. Wir wussten, dass eine Veränderung in der Bürogestaltung notwendig war. Wir benötigten ein Büro, das auch mit wenigen Anwesenden funktioniert, eines das kompakter und flexibler nutzbar ist.

Gleichzeitig führen wir bei der Besetzung von HR-Positionen viele vertrauliche Gespräche und Interviews, die Privatsphäre erfordern. Wie könnten wir all diese Bedürfnisse unter einen Hut bringen? Wir suchten nach Bürogestaltungsideen, die unsere Vorstellung einer perfekten Arbeitsumgebung verkörpern würden.

Durchführung interne Befragung – Schlüsselfragen

Um die Wünsche aus Mitarbeitersicht noch besser zu verstehen und systematisch zu erheben, führten wir im Vorfeld eine Online-Umfrage durch. Hier die Schlüsselfragen:

Interne Befragung im Vorfeld: Schlüsselfragen

Was würde Dich beim Besuch des neuen HRblue Office besonders motivieren?
Angenommen, das wäre erfüllt, wo würdest Du dann grundsätzlich am liebsten arbeiten – HRblue Office oder Homeoffice?
Wie oft würdest Du dann pro Woche im HRblue Office arbeiten?
Welche Vorteile siehst Du in jedem Fall im Homeoffice?
Was sollte im neuen HRblue Office vermieden/abgeschafft werden?
Was sollte im neuen HRblue Office verbessert werden?
Wie wichtig ist Dir ein höhenverstellbarer Schreibtisch?
Möchtest Du bei der Büroplanung aktiv beteiligt oder möchtest Du Dich lieber überraschen lassen?

Das Ergebnis der Befragung war aufschlussreich. Unser aktuelles Büro wurde von der Ausstattung her geschätzt und es gab eher Verbesserungswünsche, die das Erlebnis und das Miteinander im Büro betrafen: Einen einladenden Bereich für informellen Austausch und die spontane Begegnung. Und fast alle wünschten sich höhenverstellbare Schreibtische. Damit könnte die Zahl der Bürotage wieder auf 2-3 Tage die Woche anwachsen. Bei der letzten Frage zur Beteiligung gab es eine gute Mischung zwischen denen, die aktiv mitmachen oder bei Bedarf helfen würden. Einige wollten sich auch einfach nur überraschen lassen.

Unser Fazit: In Sachen Technik und Ausstattung darf das neue Büro unserem alten in keinem Fall nachstehen. Dafür muss mehr Atmosphäre und Raum für Begegnung geschaffen werden. So kommt wieder mehr Teamgefühl und Präsenz ins Büro.

Die Suche nach dem idealen Büro

Wir begannen mit einem klaren Anforderungskatalog und machten uns auf die Suche nach einem neuen Büro, das unsere Vision einer modernen und inspirierenden Bürogestaltung Wirklichkeit werden lassen würde. Wir wollten nicht nur ein gutes Arbeitsumfeld schaffen, sondern auch eine neue Arbeitswelt für unser Team gestalten und das möglichst in der Nähe unseres bestehenden Büros. Nur so konnten wir sicherstellen, dass wir kein Teammitglied aufgrund des Umzugs verlieren würden.

Wer gezielt sucht, der findet

Ja, wir haben monatelang nach einem passenden Objekt gesucht und ja, wir mussten Kompromisse machen. Aber der Aufwand und das Vertrauen in die Suche haben sich gelohnt: Wir haben schließlich ein passendes Objekt in der richtigen Größe und Lage gefunden. Allerdings war es nur ein normales Büro mit einem langen Flur und einzelnen Büroräumen. Nichts deutete darauf hin, dass hier eine moderne Bürowelt schlummerte. Unsere Kreativität und Vorstellungskraft waren gefordert.

Die Bürotransformation beginnt: Unsere Empfehlungen

1. Veränderungen zulassen: Wenn Sie merken, dass Ihr Büro nicht mehr zu Ihren Bedürfnissen passt, zögern Sie nicht, Veränderungen in Betracht zu ziehen. Ein modernes Bürodesign kann die Leistung Ihres Teams steigern und neue Bürogestaltungsideen umsetzen.

2. Projektteam gründen: Ein solches Vorhaben braucht kreative Köpfe und helfende Hände. Gründen Sie so früh wie möglich ein passend besetztes Projektteam, besprechen Sie Ideen und teilen Sie Informationen.

3. Anforderungskatalog: Definieren Sie klare Anforderungen an Ihr neues Büro, um sicherzustellen, dass es Ihren Bedürfnissen gerecht wird und eine inspirierende Bürogestaltung ermöglicht. Bleiben Sie anspruchsvoll und suchen Sie nach der möglichst besten Lösung.

4. Makler und Netzwerk: Finden Sie einen Makler, der sich in der gesuchten Gegend sehr gut auskennt und investieren Sie in die Zusammenarbeit. Ein gutes Briefing zu Beginn und regelmäßiger Austausch hilft den Experten, Ihr Suchprofil genau zu verstehen und engagiert für Sie tätig zu sein. Streuen Sie die Information auch in Ihrem Netzwerk und beim aktuellen Vermieter.

5. Erfahrungsaustausch: Nutzen Sie die Zeit während der Suche nach dem neuen Büro und besuchen Sie parallel andere Unternehmen, die diese Entwicklung schon gemacht haben. Tauschen Sie Ihre Erfahrungen mit diesen aus, um davon zu lernen und passende Anregungen zu finden.