Erfahrungsbericht: Von Büro zu Begegnungsraum Teil 3

Teil 3: Die Macht der Planung und Kommunikation

Herzlich willkommen zu Teil 3 unserer Bürotransformationsserie. In Teil 2 haben wir uns mit Raumplanung, Technikplanung und Farbkonzepten beschäftigt. Jetzt tauchen wir tiefer in die Bedeutung von Planung und Kommunikation ein. Erfahren Sie, wie diese Schlüsselelemente dazu beigetragen haben, unsere neue Arbeitsumgebung zu realisieren.

Klares Zielbild hilft bei Entscheidungen

Während eines solchen Vorhabens sind ständig Entscheidungen zu treffen – große und viele kleinere. Uns hat dabei geholfen, dass wir immer ein klares Zielbild vor Augen hatten. Und zwar nicht nur wie die Bürowelt im Ergebnis aussehen, sondern auch wie sich der Aufenthalt in den Räumlichkeiten „anfühlen“ soll. Wir definierten einige Gestaltungsprinzipien, die die Unternehmenskultur und die Marke HRblue repräsentieren und erlebbar machen. Dazu gehören zum Beispiel der Schwerpunkt auf Begegnung und Kommunikation, die blau-basierte Farbwelt sowie eine professionelle modern-funktionale Ausstattung.

Raumplanung – Die Basis für Veränderung

Die richtige Raumplanung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Büroumgestaltung. Wir hatten klare Vorstellungen davon, wie unsere neue Bürowelt funktionieren und was sie bewirken sollte. Die Aufgabe bestand darin, diese Vision in die Realität und in eine Raumplanung umzusetzen. Wir arbeiteten eng mit Innenarchitekten zusammen, um die Räume so zu gestalten, dass sie unsere Bedürfnisse erfüllen. Viel Umbau war nicht erforderlich, um aus dem normalen Büroflügel (langer Flur mit Einzelbüros) eine passende Raumaufteilung zu gewinnen. Darauf hatten wir bereits bei der Auswahl des neuen Büros geachtet. Die Herausforderung zu diesem Zeitpunkt war eher, sich vorzustellen wie es aussehen würde, wenn alles fertiggestellt ist.

Bild: Planung der Raumaufteilung und Ausstattung

Kommunikation und Beteiligung

Während der Planung- und Umgestaltungsphase war die Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Auch wenn wir intensiv innerhalb des Projektteams arbeiten, hielten wir unser Team stets auf dem Laufenden. Wir informierten zu Überlegungen, über Fortschritte und Änderungen, holten zu wichtigen Fragen Feedback ein. Dies schuf ein Gefühl der Beteiligung und des Gemeinschaftssinns: Hier entsteht für uns, für das Team – etwas Neues und das geht alle an. Während der anschließenden Umzugsphase waren zwei Wochen Homeoffice am Stück angesagt.

Bild: Interne Feedbackrunde zur Büroplanung

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Trotz sorgfältiger Planung gab es unvermeidliche Herausforderungen. Flexibilität war entscheidend. Wir mussten in der Lage sein, auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, um unsere Ziele zu erreichen. Dies erforderte nicht nur Planung, sondern auch die Fähigkeit und Bereitschaft, schnell zu handeln.

Funktionale und durchdachte Ausstattung

Wir achteten bei der Ausstattung der Küche, der Lounge und anderer Gemeinschaftsflächen konsequent auf eine durchdachte Ausstattung, die in der Benutzung praktisch und klar gehalten ist. Je offener die Räume gestaltet sind, desto wichtiger war uns auch eine gewisse optische Aufgeräumtheit. So bleibt das gewünschte Raumerlebnis erhalten und fördert das Gefühl einer professionellen Büroumgebung.

Am Ende dieser Phase steht das Gesamtkonzept für die neue Bürowelt und die Planung der Umsetzung kann beginnen.

Plan B kann helfen

Für die wesentlichen Punkte wie zum Beispiel Bodenbelag, Deko-Wand und Designermöbel gab es jeweils einen Plan B für den Fall, dass die geplante Lösung nicht oder nicht im gewünschten Zeitraum umsetzbar gewesen wäre.

Die Macht von Planung und Kommunikation: Unsere Empfehlungen

1. Detaillierte Planung: Nehmen Sie sich Zeit, um jeden Aspekt Ihres Projekts detailliert zu planen. Klare Pläne helfen, den Weg zum Erfolg zu ebnen.

2. Offene Kommunikation: Halten Sie Ihr Team und andere Stakeholder auf dem Laufenden. Die Offenheit schafft Vertrauen und Engagement.

3. Flexibilität bewahren: Seien Sie bereit, sich an unerwartete Entwicklungen anzupassen. Flexibilität ist der Schlüssel zur Bewältigung von Herausforderungen.