Wir stellen ein: Wie Personalberater und Unternehmen mit der Kontaktbeschränkung im Recruiting umgehen

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Wie gehen Personalberater und Unternehmen mit der Kontaktbeschränkung um? Die aktuellen Einschränkungen im Kontakt und persönlichem Kennenlernen bergen besondere Herausforderungen für eine zeitnahe Besetzung von vakanten Stellen. Wir berichten vom Umgang mit der momentanen Situation bei der Besetzung von Positionen im Bereich Human Resources – in der Personalberatung und wie sich Unternehmen erfolgreich behelfen. HRblue ist auf die Besetzung von Positionen im Bereich Personalmanagement spezialisiert.

Positiv lässt sich schon mal festhalten, dass die Besetzung von HR Positionen weiterhin durchgeführt wird. Zum Start eines Search-Projekts gehört es bei HRblue zur Beratung dazu, dass der Recruiting-Prozess aus Sicht des Kandidaten – die Candidate Journey – mit dem Kunden durchgesprochen und die Schnittstellen im Vorfeld abgestimmt werden. Aktuell hat diese Abstimmung eine neue Bedeutung erhalten:  Wie können einzelne Prozessschritte trotz Kontaktbeschränkung durchgeführt werden? Bei HR Positionen handelt es sich in den meisten Fällen um Schlüsselpositionen, um Funktionen, die die HR Arbeit und das Arbeitgeberimage des Unternehmens repräsentieren.

Dabei sind einige Phasen des Recruiting-Prozesses so gut wie gar nicht und andere deutlich von der Kontaktbeschränkung betroffen. Wir unterteilen den Prozess einer Stellenbesetzung in vier Phasen: „Kandidatengewinnung“ (Attract), „Vorauswahl“ (Preselect), Auswahl und Entscheidung (Select) und „Integration“ (Integration).

 

Kaum Auswirkungen in den ersten Phasen des Recruiting-Prozesses

Weniger betroffen sind klar die ersten beiden Phasen, also die Definition des Stellen- und Anforderungsprofils, die Gewinnung von Kandidaten und die ersten Telefoninterviews. Bis zum Ende der Vorauswahl passender und interessierter Kandidaten ist der Unterschied zur bisherigen Praxis gut darstellbar.

 

Es kommen fast nur noch digitale Tools und Video-Interviews zum Einsatz

In den Phasen „Attract“ und „Preselect“ dominieren seit langem digitale Search-Tools, Online-Bewerbungen, Active Sourcing und Video-Interviews das Geschehen. Auch das Bewerberinterview per Telefon ist immer noch eine sehr gute Methode, um einen ersten Eindruck zu gewinnen. Auf was aktuell eher verzichtet werden muss, ist das persönliche Vorgespräch mit dem Personalberater. Als Ersatz dient hier ein ausführliches Video-Interview.

 

Online-Assessments und Online-Präsentationen als sinnvoller Zwischenschritt

Als Teil der anschließenden Select-Phase im Unternehmen werden gerne Testaufgaben vergeben, z.B. in Form einer Case Study oder Präsentation einer zur Rolle passsenden Thematik. Normalerweise wird dies vor Ort und im persönlichen Kontakt durchgeführt.

Jetzt wird diese Situation gerne als Video-Call durchgeführt und als Online-Präsentation abgebildet. Also noch bevor das entscheidende persönliche Gespräch stattfindet. Die Aufgabenstellung kann auch als „Hausaufgabe“ vergeben werden und man verabredet sich dann zur Video-Ergebnispräsentation und Diskussion.
Tatsächlich lässt sich aus diesem Zwischenschritt einiges für den Auswahlprozess gewinnen. Gerade bei Führungspositionen, die in vielen Bereichen verstärkt aus virtuellen Führungsaufgaben bestehen, lässt sich sehr schön beobachten wie ein potentieller Rollenanwärter in der Video-Situation wirkt – fachlich und vor allem auch persönlich.

Unternehmen hatten außerdem für bestimmte Rollen bei der Auswahl schon in der Vergangenheit Online-Assessments und -Testverfahren im Einsatz. Diese prüfen systematisch und standardisiert persönliche, fachliche und methodische Kompetenzen. Möglicherweise werden hier weitere Unternehmen erwägen, diese einzuführen.

 

 Vorteile für die Kandidaten

Ein hilfreicher Nebeneffekt ist, dass Kandidaten in Zeiten der Kontaktbeschränkung weniger auf Reisen und daher durchaus besser erreichbar und für einen Austausch verfügbar sind. Sie möchten so schnell wie möglich herausfinden, ob die vakante Rolle und das Unternehmen für sie attraktiv sind oder nicht. Durch die digitalen Lösungen wird diese Klärung für sie durchaus beschleunigt, da Video-Gespräche meist zeitnaher und mit weniger Aufwand durchgeführt werden können. Auch sie beobachten den Gesprächspartner genau und prüfen, ob sie sich eine Zusammenarbeit vorstellen können, ob die Rolle und die Perspektive für sie persönlich passend sind.

 

So gehen Unternehmen und Kandidaten mit dem persönlichen Treffen um

Spannend wird es dann, wenn es um den weiteren Auswahlprozess in der engeren Kandidatenwahl und die finale Entscheidung geht. Hier kommt das intensivere und persönliche Kennenlernen zwischen Kandidaten und Arbeitgeber ins Spiel. Dieser Wunsch gilt für beide Seiten: Man möchte sich persönlich kennenlernen bevor man sich für eine Zusammenarbeit entscheidet.

Durch die Kontaktbeschränkung treffen sich Kandidaten und potentielle Arbeitgeber in den meisten Fällen zunächst nicht sofort zum persönlichen Gespräch, sondern ersetzen dieses durch ein erstes videobasiertes Interview. Soll es nach diesem Gespräch dann im nächsten Schritt ein persönliches Kennenlernen geben, verfolgen die Unternehmen unterschiedliche Strategien.

Ist die Besetzung der Position zeit- und/oder erfolgskritisch, dann kann es tatsächlich kurzfristig zur persönlichen Begegnung kommen. Die Unternehmen haben in diesem Fall für zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen gesorgt: Der Besprechungsraum wird gerne eine Nummer größer gebucht als sonst. Dann keine direkte Kontaktaufnahme, kein Handschlag zwischen den Gesprächspartnern, genügend Distanz am Tisch, keine Getränke oder Gebäck.

Einige Arbeitgeber haben auch von Interview-Spaziergängen zu zweit im Park berichtet, bei denen sie sich mit dem Kandidaten – mit dem nötigen Abstand – erfolgreich ausgetauscht haben.

Kandidaten werden sich auch jetzt meist nur dann für einen neuen Arbeitgeber entscheiden, wenn sie die Chance hatten, den künftigen Vorgesetzten persönlich, das Unternehmen und die Räumlichkeiten vor Ort kennenzulernen. Ebenso geht es den Unternehmen. Das heißt, viele warten im Moment ab, bis ein persönliches Kennenlernen wieder möglich ist oder die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen beim Treffen eingehalten werden können. Dadurch verzögert sich der Vertragsabschluss allerdings um einige Zeit. Und damit steigt dann das Risiko, dass Wunschkandidaten abspringen, weil sie sich für ein anderes Angebot entschieden haben.

 

Theoretisch denkbar: Neueinstellung ohne ein persönliches Kennenlernen

Nachdem HRblue ausschließlich HR Positionen besetzt und somit im „People Business“ auf Schlüsselrollen fokussiert ist, ist es bisher noch nicht vorgekommen, dass ein Vertrag geschlossen wurde ohne persönliches Kennenlernen. In der aktuellen Situation wäre es aber durchaus denkbar, dass es im Ausnahmefall dazu kommen könnte. Nämlich dann, wenn eine erfolgskritische Position dringend besetzt werden muss und partout kein Kennenlernen möglich ist. Da gehören dann zwei Seiten dazu, die diese Entscheidung gemeinsam treffen und das Risiko zu tragen bereit sind.

 

Ausblick: Beschleunigte Digitalisierung im Recruiting-Prozess durch „Corona“

Der Recruiting-Prozess steht bei vielen Unternehmen bereits seit längerer Zeit im Fokus der Digitalisierung von HR Funktionen. Durch die Einschränkungen während der Corona-Situation wird der Einsatz von digitalen Instrumenten klar gefördert. Es werden wahrscheinlich künftig mehr Erstinterviews als Video-Interviews durchgeführt. Bei gutem ersten Eindruck findet das persönliche Kennenlernen dann erst im Zweitgespräch statt. Ebenso wird möglicherweise die „Video-Bewerbung“ höhere Bedeutung bekommen. Insgesamt erwarten wir, dass die Offenheit und Bereitschaft, digitale Auswahl- und Interviewmethoden einzusetzen, ansteigen wird – bei Kandidaten und Unternehmen.

 Quelle: HRblue AG, 2020

Bildnachweis: Gustavo Frazao – shutterstock.com

  

Ansprechpartner und Kontakt

Doris Walger ist Vorstand der HRblue AG und verantwortlich für den Bereich Executive Search.
Kontakt: Email senden, Tel. +49 (0) 89 411195-202

Kevin Flunk leitet den Bereich Professional Search bei der HRblue AG.
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