Mittendrin in der Digitalisierung von HR – aber auch richtig unterwegs?

Ergebnisse des Online-Fitness-Checks zum Stand und den Auswirkungen der Digitalisierung für Personaler und HR-Abteilungen

Wo steht HR in Sachen Digitalisierung und welche Auswirkungen werden für die Zukunft von HR erwartet? Dieser Frage ging der „Fitness-Check Digitalisierung in HR“ nach – initiiert und durchgeführt von HRblue in Kooperation mit LCS Consult und metafinanz.

Die Ergebnisse zeigen welch hohe Bedeutung die Digitalisierung für die meisten Unternehmen und HR hat. In mehreren Teilen beleuchtet diese Serie die Fitness von HR in Sachen Digitalisierung. In diesem ersten Teil wird der Stand beleuchtet und auf die übergreifenden Herausforderungen der Digitalisierung in HR eingegangen.

Hohe Beteiligung an Online-Befragung

Von Oktober 2019 bis Januar 2020 folgten über 260 Teilnehmer der Einladung zum Online-HR-FitnessCheck in Sachen Digitalisierung. Personaler aus unterschiedlichen Branchen und Firmengrößen beteiligten sich an der Befragung, die zugleich die Möglichkeit zu einer eigenen Standortbestimmung bot.

Digitalisierung wird hohe Bedeutung zugemessen

Nur knapp 10% gaben an, dass die Digitalisierung eine niedrige Priorität für ihren Personalbereich hat. Über die Hälfte hingegen sieht eine sehr hohe Priorität für die Digitalisierung in HR. Dennoch sind knapp die Hälfte der Unternehmen noch in den Kinderschuhen und entweder noch nicht gestartet (rund 14%) oder in der Planungsphase (rund 31%).

„Das Thema ist auf jeden Fall in den HR Abteilungen angekommen. Die jeweilige Priorität hängt individuell von ganz unterschiedlichen Aspekten ab. Dabei kann – je nach Reifegrad – der Automatisierung von HR Prozessen sehr viel beigemessen werden. Hingegen finden die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit sowie die HR Rollen noch zu wenig Bedeutung. Dies wird sich in Zukunft noch ändern“, schätzt HRblue Vorstand Heike Gorges die Lage ein.

Fehlendes gemeinsames Verständnis zur Digitalisierung in Unternehmen

Auffällig ist, dass häufig kein unternehmensweites Verständnis zur Digitalisierung besteht. Zwar ist in den meisten Unternehmen der Austausch zum Thema bereits angestoßen, doch nur ein knappes Viertel hat erst ein gemeinsames Verständnis zu einer Digitalisierungsstrategie für das Unternehmen.

„Dies bedeutet, dass die IT-Architektur meist nicht stringent ausgerichtet und gepflegt ist. Vielmehr werden in den Abteilungen häufig eigene, unabgestimmte Projekte durchgeführt“, berichtet Stephan Tränkler aus seiner langjährigen Erfahrung als Berater und Senior-Manager eines großen Konzerns. „Hier besteht noch hoher Kommunikationsbedarf!“ Denn nur eine Fokussierung auf gemeinsame Ziele und Gestaltungsprinzipien kann Fehlinvestitionen vermeiden und Synergien nutzen.

Zudem haben übergreifende digitale Lösungen eine hohe Auswirkung auf eine effiziente Ablauforganisation und befähigen zu neuen Formen der Zusammenarbeit.

Vielfältige Systemlandschaft in HR

IT-Systeme in HR sind häufig historisch gewachsen. Über 55% haben keine integrierten Lösungen im Einsatz. So nutzen knapp 20% nur elementare Stammdatenverwaltung zur Sicherstellung des Gehaltslaufs. Ein Drittel hat eine diverse Lösungslandschaft mit unterschiedlichen Tools und Prozessen im Einsatz. Ein Austausch zwischen den Lösungen fehlt.

„Administrativer Doppelaufwand und ein Excel-Dschungel prägen den Alltag in den allermeisten HR-Abteilungen“, berichtet Thomas Resch. Er begleitet als Berater Digitalisierungsprojekte und New Work Initiativen. „HR verfängt sich im administrativen Gehege und verhindert das Potential von Datenanalysen und Automatisierung zu nutzen um Zeit für echte Personalarbeit zu schaffen. Schließlich geht es im Kern um Menschen, nicht um Datenadministration im Personalwesen.“

Bemerkenswert ist zugleich, dass ein Drittel angibt integrierte Systeme zu nutzen. Doch diese seien nicht vollständig genutzt oder nicht nutzbar. Ein deutlicher Nachbesserungsbedarf wird hier deutlich.

Handlungsempfehlungen

Die Ergebnisse machen deutlich, dass Handlungsbedarf in vielen Bereichen besteht. Doch wo ist der größte Hebel um schnellen Mehrwert zu schaffen? Neben der Stammdatenverwaltung und Gehaltsabrechnung – die als Hygienefaktoren eine solide Abwicklung benötigen und meist solide implementiert sind – zeigt sich, dass dem Recruiting eine hohe Bedeutung zukommt. Und dies aus drei Gründen:

Erstens besteht ein hoher administrativer Aufwand bei Bewerbungsprozessen. Zweitens hat spätestens seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung das Thema Compliance im Umgang mit Daten zugenommen. Und drittens ist es nicht nur eine Frage der Quantität: „Bewerber erwarten heute qualitativ hochwertige und einfach zu bedienende Bewerbungsportale. In Zeiten des Bewerbermangels können sich Unternehmen nicht leisten hier Hürden aufzubauen“, berichtet Heike Gorges von HRblue. Hier gibt es auch für kleine Unternehmen kostengünstige Software, die standardisiert mit wenig Aufwand einzuführen ist.

In den nächsten Wochen werden weitere Ergebnisberichte zu den folgenden Schwerpunktthemen erscheinen:

Digitalisierung und der Reifegrad von HR  am Beispiel RECRUITING und weiteren HR Funktionen – Ergebnisse und Empfehlungen

Jetzt bitte nicht den Anschluss verpassen! Qualifizierungsbedarf für
Digitalisierung in HR

Ausblick: Die Digitalisierung ist erst der Anfang – Der fundamentale Wandel für die HR Rollen!

Die Ergebnisse im Überblick

  • Die hohe Bedeutung der Digitalisierung ist sowohl auf Unternehmens- als auch auf HR-Ebene angekommen
  • In vielen Fällen fehlt ein übergreifendes, integriertes HR System. Oder dieses ist noch nicht genutzt. Dies verhindert effiziente Datenbearbeitung und -auswertung
  • Ergebnisse der Befragung zeigen deutlich, dass zumeist ganzheitliche, integrierte IT Systeme in HR fehlen
  • Ein Quick-Win kann die Einführung digitaler Bewerbungs-Tools sein. Hierbei sollte bereits von Anfang an eine ganzheitliche Datenlösung berücksichtigt werden.
  • Der Qualifizierungsbedarf in Folge der Digitalisierung wird für HR als vielfältig eingeschätzt. Das Spektrum geht von reinen Tool-Kenntnissen, über HR Analytics bis zu Leadership-Themen und Change Management.

Weitere Informationen und Kontakt

Für Fragen, Austausch und Beratung stehen wir gerne zur Verfügung:

Heike Gorges, Vorstand HRblue

Executive Search für HR, Besetzung von
HR Experten Positionen,
HR Interim Management,
HR Karriereberatung, HR Rollen:
Entwicklung und Qualifizierung

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Stephan Tränkler, GF LCS Consult

HR Transformations-Beratung:  Neuausrichtung von HR Organisationen, HR Prozessen sowie HR Leistungsangeboten und innovative Lösungen. Fokus auf Machbarkeit sowie Messbarkeit des Erfolgs

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Thomas Resch,  Intrapreneur metafinanz

Entwicklung moderner HR Lösungen für den Mittelstand und für Konzerne, Digitalisierung mit SAP SuccessFactors, Agile Transformationsbegleitung für Teams und Organisationen

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