Das richtige Timing im Recruiting

Jeden Tag durchlaufen wir denselben Zyklus: morgens, mittags und abends. Studien zeigen, dass dieser verinnerlichte Rhythmus beim Menschen mit bestimmten Emotionen verknüpft ist. Auf den Morning peak folgt der sogenannte Afternoon through und schließlich der Evening rebound. So beschreibt  und belegt Autor Daniel H. Pink in seinem Buch „WHEN“ die Basis für das optimale Timing unterschiedlicher Aktivitäten.  Kernaussage ist: Arbeiten und Entspannen im Takt des inneren Rhythmus macht uns leistungsfähiger. Auf Basis wissenschaftlicher Studien beweist der Autor leicht nachvollziehbar wie höchst relevant es ist, WANN etwas geschieht.

Und dies gilt, laut Pink, unabhängig von Alter, Geschlecht und Nationalität und auch davon, ob man eher zu den Frühaufstehern oder den Langschläfern gehört. Das äußerst inspirierende Buch bietet Anregungen für verschiedene Anwendungsfelder – von der persönlichen Tagesplanung bis zum Projektmanagement.

Das richtige Timing im Recruiting bewusst nutzen

Was heißt das jetzt für die Rolle eines Personalberaters oder eines Recruiters? In dieser Rolle ist das Bewusstsein und Verständnis über die Hoch- und Tiefphasen besonders wichtig, da sowohl der Recruiter wie der Kandidat z.B. in Auswahlinterviews (ebenso selbstverständlich auch die Recruiterin und die Kandidatin) diesen Phasen unterliegen. So macht es durchaus einen Unterschied in der Einschätzung von Kompetenzen, ob die Gespräche am Vormittag oder nach dem Mittag stattfinden.

Übertragen wir das Ganze frei auf den Tagesablauf eines Recruiters ergeben sich aus unserer Sicht ein paar einfache Zeitregeln für verschiedene Recruiting-Aktivitäten – also nicht WAS ist zu tun, sondern WANN wäre es am besten.

Am Vormittag
Das erste Leistungshoch (Morning peak) liegt nach der oben beschriebenen Logik am Vormittag. In dieser Zeit empfiehlt es sich, analytische und komplexe Aufgaben oder auch schwierige Gespräche einzuplanen, da die Aufmerksamkeit um diese Tageszeit besonders hoch ist. Aufgaben könnten sein: Briefinggespräche mit Kunden, Formulierung von Stellenanzeigen, Durchsicht von Bewerbungsunterlagen oder das Führen von strukturierten Auswahlgesprächen mit Kandidaten. Der Vormittag bietet sich zudem an, wichtige Entscheidungen zu treffen oder Präsentationen vorzubereiten.

Mittag
Direkt nach der Mittagszeit (Afternoon through) sollte man sich eher Routineaufgaben widmen, wie zum Beispiel Datenbank- und Talentpoolpflege, Routine-Reporting etc. und auch die Mittagspause empfiehlt sich um diese Zeit.

Am Nachmittag
Die 2. Hochphase (Evening rebound) liegt dann am Nachmittag ab ca. 15 Uhr. Hier sollte man vor allem auch Zeit für kreative Aufgaben einplanen, wie zum Beispiel gezielte Kandidatenansprache, Verfassen von Blogeinträgen, Brainstorming für Recruiting-Strategien. Die Einschätzung in Auswahlgesprächen ist am Nachmittag automatisch nicht mehr so analytisch geprägt wie am Vormittag. Dessen sollte man sich bewusst sein und bei Bedarf diesen Aspekt aktiv unterstützen. Ein guter Grund auch für den ergänzenden Einsatz standardisierter Leitfäden oder IT-gestützter Verfahren.

Der Nappuccino-Trick

Für den Fall, dass das Timing mal nicht optimal umgesetzt werden kann und eine wichtige Aktivität in einer weniger günstigen Phase stattfinden muss, empfiehlt  Autor Pink den Nappuccino-Trick:
Dazu trinken Sie nach dem Mittagessen einen Espresso/Kaffee, stellen Ihren Smartphone-Timer auf 20 Minuten und gönnen sich ein kurzes Nickerchen. Mit dem Koffein – das genau nach Ablauf dieser Zeitspanne wirkt – wachen Sie erfrischt auf  und können wieder voll durchstarten.

Quelle: Pink, Daniel, H., When: Der richtige Zeitpunkt, April 2018 weitere Informationen

Autoren: Evelin Labarta Greven und Kevin Flunk, Executive Search HRblue AG